Kommunaler InfraManager

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten im Kommunalen InfraManager verarbeitet werden, wofür, wie lange und welche Rechte du hast. Sie richtet sich an alle, die die Anwendung im Auftrag ihrer Gemeinde nutzen.

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die Gemeinde, für die du den InfraManager verwendest:

Betreiber der Anwendung ist Frankie IT e.U., Brandstraße 7, 2171 Herrnbaumgarten, office@frankie-it.at. Frankie IT verarbeitet die Daten ausschließlich im Auftrag und nach Weisung der Gemeinde (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).

2. Welche Daten werden verarbeitet?

• Benutzerkonto: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als nicht umkehrbarer Hashwert gespeichert), Rolle, Gruppen und Gemeinde-Zugehörigkeit, Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Anmeldung und Sicherheit: Sitzungskennung, Zahl fehlgeschlagener Anmeldeversuche und eine eventuelle vorübergehende Sperre, IP-Adresse bei sicherheitsrelevanten Vorgängen.
• Nutzungsstatistik: Für den Betrieb wird je Tag festgehalten, wie viele Minuten jemand in welchem Bereich aktiv war, dazu die letzte Aktivität einer Anmeldung, das Gerät (etwa „Android, Chrome“) und ein gekürzter Teil der IP-Adresse. Einsehen kann das nur der Betreiber; es wird nach 13 Monaten gelöscht.
• Protokoll: Wer wann welche wichtige Änderung vorgenommen hat, etwa an Benutzern, beim Löschen von Objekten, bei Exporten und bei Support-Zugriffen.
• Inhalte: Objekte, Tickets, Wartungspläne und Einträge im Verlauf werden mit Namen der erfassenden bzw. bearbeitenden Person und Zeitpunkt gespeichert. Tickets können eine zuständige Person enthalten, Arbeitszeit und Material.
• Fotos: Hochgeladene Fotos samt Aufnahmezeitpunkt und Aufnahmeort. Gerätedaten wie Kameramodell oder Seriennummer werden beim Hochladen entfernt. Fotos können zufällig Personen oder Kennzeichen zeigen; bitte vermeide solche Aufnahmen.
• Sitzungsmanager (falls die Gemeinde ihn nutzt): Personen der Gremien mit Funktion, Fraktion, Anschrift und Kontaktdaten (die Anschrift sieht nur das Gemeindeamt), Zustellweg samt Einwilligung, Anwesenheit, Abmeldungen (ein Grund ist freiwillig und nur für das Gemeindeamt sichtbar), Befangenheit, Abstimmungsergebnisse mit namentlichen Gegenstimmen, Fragen und Einwendungen. Sitzungsunterlagen und Verhandlungsschriften. Für den Zustellnachweis, ob und wann eine Einladung geöffnet wurde. Zugriffe auf vertrauliche Unterlagen werden protokolliert; solche Unterlagen tragen beim Lesen den Namen der lesenden Person. Private Notizen sieht nur die Person, die sie schreibt, auch nicht das Gemeindeamt. Für ein Kalender-Abo wird nur eine Prüfsumme des geheimen Links gespeichert.
• Standort: Wenn du „Mein Standort“ nutzt, wird deine Position nur in deinem Browser angezeigt und nicht gespeichert. Beim Hochladen eines Fotos ohne eigene Ortsangabe kann deine aktuelle Position als Aufnahmeort übernommen werden.

3. Wofür und auf welcher Grundlage?

Die Daten dienen der Verwaltung und Instandhaltung der kommunalen Infrastruktur, der Organisation der Arbeiten (Tickets, Wartungspläne), der Nachvollziehbarkeit von Maßnahmen und der Sicherheit der Anwendung.

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO: Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse durch die Gemeinde, etwa Erhaltung von Straßen, Beleuchtung, Wasserversorgung und Kanal
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Pflichten, etwa Nachweise zur Verkehrssicherheit
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. arbeits- und dienstrechtliche Grundlagen: Organisation der Arbeit der Mitarbeitenden
• Art. 32 DSGVO: Sicherheit der Verarbeitung, etwa Anmeldeschutz und Protokoll
• Sitzungsmanager: Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO in Verbindung mit der NÖ Gemeindeordnung 1973 (Einberufung, Durchführung und Verhandlungsschrift der Sitzungen der Gemeindeorgane); die elektronische Zustellung erfolgt nur mit Einwilligung des Mitglieds.

4. Wer erhält die Daten?

Innerhalb einer Gemeinde sehen die berechtigten Mitarbeitenden die Daten entsprechend ihrer Rolle; Tickets sehen nur die daran Beteiligten. Andere Gemeinden sehen keine Daten, die Trennung erzwingt die Datenbank selbst. Weitergegeben werden Daten nur an die folgenden Dienstleister, soweit für den Betrieb nötig:

• Frankie IT e.U., Österreich: Betrieb, Wartung und Support (Auftragsverarbeiter)
• netcup GmbH, Karlsruhe, Deutschland: Betrieb des Servers im Rechenzentrum in Wien, Österreich (Unterauftragsverarbeiter)
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland: Speicherung der Fotos und Dokumente im Rechenzentrum Nürnberg (Unterauftragsverarbeiter)

Mailversand des Sitzungsmanagers (falls eingerichtet): Einladungen und Benachrichtigungen werden über das Postfach der Gemeinde in deren eigenem Microsoft 365 versendet. Dafür gelten die Vereinbarungen der Gemeinde mit Microsoft. Die Mails enthalten die Einladung und einen Link, aber keine weiteren Sitzungsunterlagen.

Kartenkacheln: Die Hintergrundkarten lädt dein Browser direkt von basemap.at (bereitgestellt über Server der Stadt Wien, mapsneu.wien.gv.at) bzw. von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich, ein Land mit Angemessenheitsbeschluss der EU). Dabei werden technisch deine IP-Adresse und der angezeigte Kartenausschnitt übermittelt, jedoch keine Daten aus dem InfraManager.

Grundstücksgrenzen (falls eingerichtet) ruft nicht dein Browser, sondern der Server des InfraManagers beim Kartendienst ab, etwa beim Bundesamt für Eich- und Vermessungswesen (BEV). Dabei werden nur der Kartenausschnitt bzw. die angetippte Position übermittelt, keine Daten über dich.

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet darüber hinaus nicht statt. Es gibt keine Werbung, kein Tracking, keine Analysedienste und keine Schriften oder Programme von fremden Servern.

5. Cookies und Speicher im Browser

• Sitzungscookie (__Host-im_sitzung): hält dich angemeldet, gilt höchstens 12 Stunden bzw. bis zur Abmeldung. Technisch notwendig, nur über HTTPS übertragen, für Skripte nicht lesbar.
• Einstellungen im Browser: gewählter Hintergrund, eingeschaltete Ebenen, zuletzt verwendeter Bereich und die Sortierung der Ticketliste. Sie bleiben auf deinem Gerät und werden nicht übertragen.

Beides ist für die Funktion der Anwendung erforderlich (§ 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig.

6. Wie lange werden Daten gespeichert?

• Benutzerkonto: solange du der Gemeinde angehörst. Nach dem Entfernen aus der Gemeinde bleiben dein Name an bisherigen Einträgen im Verlauf erhalten, weil diese die Nachvollziehbarkeit der Maßnahmen sichern.
• Inhalte und Verlauf: solange die Gemeinde sie für ihre Aufgaben benötigt, längstens bis zum Ende der Nutzung des InfraManagers durch die Gemeinde.
• Protokoll: solange die Gemeinde den InfraManager nutzt, sofern sie keine kürzere Frist festlegt.
• Nutzungsstatistik: 13 Monate.
• Gelöschte Fotos: bleiben zur Wiederherstellung nach Fehlern noch 90 Tage im Speicher und werden dann endgültig entfernt.
• Sicherungskopien der Datenbank werden täglich erstellt und nach 14 Tagen gelöscht.
• Sitzungsmanager: Verhandlungsschriften und Beschlüsse dauerhaft; Sitzungsunterlagen und Archivdokumente nach der Aufbewahrungsfrist des jeweiligen Ordners; Protokoll der Zugriffe auf vertrauliche Unterlagen drei Jahre; versendete Mails 90 Tage; private Notizen, bis die Person sie löscht.

7. Sicherheit

Die Anwendung und ihre Datenbank laufen auf einem Server in Wien, die Fotos liegen in Nürnberg; alle Daten bleiben damit in der EU. Die Verbindung ist durchgehend verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden nur als Hashwert gespeichert, wiederholte Fehlversuche führen zu einer Sperre. Die Daten der Gemeinden sind in der Datenbank voneinander getrennt, der Fotospeicher ist nicht öffentlich zugänglich, und Zugriffe des Betreibers auf Daten einer Gemeinde werden protokolliert.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch nach den Art. 15 bis 21 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen. Wende dich dafür an deine Gemeinde als Verantwortliche. Frankie IT unterstützt die Gemeinde dabei.

Wenn du meinst, dass die Verarbeitung deiner Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, kannst du dich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at, www.dsb.gv.at.

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